L’étiquette des vidéoconférences : quelques conseils de pro

 

Alors que de nombreux milieux de travail ont dû passer en mode télétravail, les employés voient se multiplier les occasions de vidéoconférences. Comment faire bonne figure (virtuelle) ? Quels sont les faux pas à éviter ? Une spécialiste de l’étiquette nous répond.  

On connaît déjà les bases du savoir-être en réunion : si la politesse et la courtoisie sont de mise en tout temps, il faut aussi se préparer adéquatement. Tout ça demeure vrai en mode virtuel, mais d’autres facteurs entrent en ligne de compte. 

Avant la vidéoconférence 

La réflexion commence dès le moment où l’organisateur de la réunion envoie son invitation, souligne la spécialiste de l’étiquette Julie Blais Comeau. Des informations à y retrouver absolument : l’heure de la rencontre, mais aussi l’heure où elle se terminera, l’ordre du jour et les objectifs de la rencontre.     

Il importe aussi d’opter pour le bon mode de communication, puis, quel que soit l’application ou le logiciel choisi, chaque participant doit s’assurer que le tout fonctionne correctement. Et ça vaut aussi pour la connexion Internet : qui dit travail à domicile dit utilisation accrue de la bande passante. Il pourrait donc être nécessaire d’opter pour un meilleur forfait, du moins temporairement afin que la transmission vidéo reste fluide. 

Certes, l’habit ne fait pas le moine, mais il n’est jamais indiqué d’assister à une réunion en pyjama, même à domicile, estime la fondatrice d’etiquettejulie.com. « Le cerveau a une mémoire tactile, fait-elle valoir. On ne performe pas de la même manière quand on est habillé en mou ! » Ce n’est pas le temps non plus d’arborer des vêtements aux motifs distrayants qui se transposent mal à l’écran. « En général, les couleurs vibrantes donnent meilleure mine », conseille-t-elle. 

On s’installe en outre dans un lieu qui reflète notre professionnalisme — dans l’idéal, un bureau fermé — où on ne sera pas dérangé. « On peut fabriquer une affichette “En visioconférence pour les 30 prochaines minutes” à installer sur la porte de notre bureau », donne-t-elle en exemple. Cela dit, il ne faut pas s’en faire si on n’a pas l’espace pour aménager un tel espace chez soi. « En ce moment, on pardonne beaucoup plus », croit-elle. Certains logiciels permettent par ailleurs d’opter pour un arrière-plan générique. 

Enfin, avant que la réunion commence, on vérifie que l’image à la caméra est cadrée correctement et qu’on dispose d’une bonne source de lumière afin d’avoir le temps d’apporter les correctifs nécessaires au besoin. 

Pendant la vidéoconférence 

Même si le contexte actuel exige moult ajustements, il est du devoir de tous les participants à une vidéoconférence de faire preuve de ponctualité. « L’organisateur de la réunion peut aussi réserver la plateforme 15 minutes plus tôt afin de permettre aux participants qui le souhaitent de prendre des nouvelles de leurs collègues », suggère Julie Blais Comeau. Un peu comme une version moderne des fameuses discussions autour de la machine à café ! 

Durant la réunion, il ne suffit pas d’être attentif aux propos de nos interlocuteurs ; on le prouve et on garde un contact visuel avec eux en regardant la caméra. Comme c’est de toute façon le cas dans le cadre d’une réunion en face à face, ce n’est pas le moment de consulter ses courriels. 

Autre conseil : régler son micro en mode silencieux pendant la présentation d’un collègue. Même si on pense être muet comme une carpe, il y a fort à parier que notre micro capte certains sons dérangeants pour les autres participants. 

Dans le même ordre d’idées, on évite autant que possible d’interrompre nos interlocuteurs. « Quand on veut parler, on lève la main », suggère la spécialiste de l’étiquette, ajoutant qu’il est du devoir de l’animateur de la réunion de faire de fréquents « tours d’écran ». Et on va à l’essentiel : une visioconférence efficace ne devrait pas être trop longue — Julie Blais Comeau parle d’une trentaine de minutes — notamment parce que notre capacité d’attention est moindre qu’en personne. 

Les mesures de distanciations physiques ne sont pas près d’être levées. Par conséquent, on a tout avantage à maîtriser ces quelques règles qui contribueront certainement à rendre nos réunions virtuelles plus productives.